Neue Wege in Personalentwicklung und Qualifizierung in der Steuerberatung

Das Jahr der Weichenstellung

Der Beginn eines neuen Jahres ist in vielen Steuerkanzleien auch der Start in eine neue Entwicklungssaison. Im ersten Quartal finden traditionell die jährlichen Mitarbeitergespräche statt – ein fester Termin im Kalender, der über die Zukunft vieler Kanzleien entscheidet. Denn diese Gespräche sind weit mehr als ein Pflichttermin. Sie sind der Spiegel dafür, wie ernst Kanzleien ihre Personalentwicklung nehmen und wie gut sie auf die kommenden Jahre vorbereitet sind.

Die Branche steht unter Druck. Laut aktuellen KfW-Daten sind über 64 Prozent der Steuerkanzleien vom Fachkräftemangel betroffen, mehr als in jeder anderen Berufsgruppe in Deutschland. Gleichzeitig wächst das Marktvolumen weiter. Diese Schere zwischen wirtschaftlichem Potenzial und Personalengpass zwingt Kanzleien dazu, umzudenken.

Personalentwicklung wird damit zu einem strategischen Erfolgsfaktor. Sie entscheidet darüber, ob eine Kanzlei die Transformation durch Digitalisierung, Fachkräftemangel und neue Mandantenanforderungen aktiv gestaltet oder lediglich passiv erträgt.

Personalplanung als Fundament der Zukunft

Wer seine Mitarbeiter fördern will, muss zunächst wissen, wen er im Team hat, welche Kompetenzen vorhanden sind und welche in Zukunft fehlen werden. Personalentwicklung beginnt nicht mit Seminaren oder Benefits, sondern mit einer soliden Personalplanung.

Viele Kanzleien steuern ihr Personal noch aus dem Bauch heraus. Ohne strukturierte Daten wird Entwicklung jedoch schnell zum Zufallsprodukt. Eine gute Personalplanung gibt Antworten auf zentrale Fragen zur Altersstruktur des Teams und zu anstehenden Ruheständen, zu vorhandenen und künftig relevanten Kompetenzen, zu möglichen Karrierewegen und zur Nachfolgeplanung sowie dazu, welche Mitarbeitenden langfristig gebunden werden sollen und können.

Wie wichtig diese Transparenz ist, zeigt das Beispiel einer mittelgroßen Kanzlei mit 25 Mitarbeitenden. Dort wurde mithilfe einer einfachen Skill-Matrix festgestellt, dass 40 Prozent des Teams in den kommenden fünf Jahren altersbedingt ausscheiden werden. Gleichzeitig fehlten digitale Kompetenzen in der Lohnbuchhaltung. Auf Basis dieser Erkenntnisse startete die Kanzlei gezielt eine interne Nachwuchsförderung, kombinierte diese mit E-Learning-Kursen zur Digitalisierung und sicherte so die Kontinuität der Mandatsbetreuung.

Hilfreiche Werkzeuge für eine solche Planung sind heute leicht verfügbar. HR-Systeme wie DATEV Personalmanagement, Personio oder vergleichbare Lösungen bieten einen strukturierten Überblick über Qualifikationen, Abwesenheiten und Entwicklungsgespräche. Digitale Skill-Matrizen, etwa in Excel oder mit Softwaretools wie AG5 oder Zavvy, zeigen auf einen Blick, welche Kompetenzen im Team vorhanden oder ausbaufähig sind. Ergänzend liefern People-Analytics-Ansätze durch die Auswertung einfacher Personalkennzahlen wie Fluktuation, Weiterbildungsquote oder Krankenstand objektive Entscheidungsgrundlagen.

Auf dieser Basis entsteht erstmals ein klares Bild darüber, wo die Kanzlei aktuell steht und was notwendig ist, um in zwei oder drei Jahren personell stabil aufgestellt zu sein.

Der Mitarbeiterdialog als Schlüssel für Entwicklung

Der jährliche Mitarbeiterdialog ist das Herzstück moderner Personalentwicklung. Viele Kanzleien führen diese Gespräche im ersten Quartal – und genau darin liegt eine große Chance. Denn hier können persönliche Ziele mit den Zielen der Kanzlei sinnvoll miteinander verbunden werden.

Ein gut geführter Mitarbeiterdialog dauert selten länger als 60 Minuten, kann aber eine enorme Wirkung entfalten. Er schafft Klarheit über Leistung, Zufriedenheit und Zukunftsperspektiven. Entscheidend ist dabei, nicht über Mitarbeitende zu sprechen, sondern mit ihnen.

Hilfreich ist ein strukturierter Gesprächsleitfaden, der sich an bewährten Leitfragen orientiert. Im Mittelpunkt stehen dabei die Reflexion darüber, was im vergangenen Jahr gut lief und warum, die Frage nach der persönlichen Weiterentwicklung sowie der konkrete Unterstützungsbedarf seitens der Kanzlei, um diese Ziele zu erreichen.

Digitale Tools können die Vorbereitung und Nachbereitung solcher Gespräche deutlich erleichtern. Systeme wie CultureAmp, Leapsome oder Echometer ermöglichen Feedback in Echtzeit und dokumentieren vereinbarte Entwicklungsziele transparent.

Wie relevant strukturierte Mitarbeitergespräche sind, zeigen aktuelle Zahlen. Laut einer DATEV Umfrage aus dem Jahr 2024 führen nur rund 45 Prozent der Steuerkanzleien strukturierte Mitarbeitergespräche. Kanzleien, die dies konsequent tun, berichten jedoch von bis zu 30 Prozent geringerer Fluktuation und einer deutlich höheren Arbeitszufriedenheit.

Damit aus dem Gespräch ein echter Entwicklungsimpuls wird, sollten die Ergebnisse immer in konkrete Maßnahmen überführt werden. Das kann in Form eines individuellen Lernplans, einer Projektbeteiligung oder eines Mentoring-Angebots geschehen.

Mitarbeiterbindung und Förderung in Zeiten des Fachkräftemangels

Eine durchdachte Personalplanung bildet das Fundament, doch die eigentliche Herausforderung liegt in der langfristigen Bindung und Förderung der Mitarbeitenden. Denn selbst die beste Strategie verpufft, wenn qualifizierte Fachkräfte die Kanzlei verlassen.

Laut einer Studie des Deutschen Steuerberaterverbands mussten bereits 30 Prozent der Kanzleien Mandate ablehnen, weil Personal fehlte. Gleichzeitig gilt, dass die Gewinnung neuer Fachkräfte bis zu fünfmal teurer ist als die Bindung bestehender Mitarbeitender.

Was Mitarbeitende heute bindet, lässt sich klar benennen. Flexibilität spielt eine zentrale Rolle, denn 73 Prozent der Fachkräfte in der Steuerberatung nennen Work-Life-Balance als wichtigstes Kriterium bei der Arbeitgeberwahl. Homeoffice, Gleitzeit und die Option auf eine Vier-Tage-Woche sind längst keine Ausnahme mehr. Ebenso entscheidend ist die Möglichkeit zur Entwicklung. Rund 80 Prozent der Angestellten wünschen sich regelmäßige Weiterbildungsangebote, nicht nur fachlich, sondern auch persönlich. Hinzu kommt das Thema Wertschätzung, das sich durch ehrliches Feedback, transparente Kommunikation und Vertrauen in die Eigenverantwortung ausdrückt und häufig stärker wirkt als klassische Benefits.

Ein Praxisbeispiel aus dem Rheinland zeigt, wie wirksam gezielte Maßnahmen sein können. Dort führte eine Kanzlei im Jahr 2023 ein internes Mentoring-Programm ein, bei dem erfahrene Steuerberater jüngere Fachkräfte begleiteten. Nach einem Jahr stieg die Mitarbeiterzufriedenheit um 25 Prozent, während die Fluktuation deutlich sank.

Mitarbeiterbindung bedeutet heute, individuell zu führen. Nicht jede Maßnahme passt zu jeder Person. Manche Mitarbeitende wünschen sich mehr Verantwortung, andere mehr Stabilität. Wer diese Bedürfnisse im Mitarbeiterdialog erkennt, kann gezielt fördern und dadurch langfristig binden.

Digitalisierung als Enabler neuer Lernformen

Die Digitalisierung verändert nicht nur die Mandantenarbeit, sondern auch die Art und Weise, wie gelernt wird. Früher war Weiterbildung häufig mit einem Seminarbesuch verbunden. Heute ermöglichen digitale Lernformate eine individuelle und flexible Entwicklung, was insbesondere für Kanzleien mit engem Zeitbudget von Vorteil ist.

Aktuelle Branchenzahlen zeigen, dass 88 Prozent der Unternehmen inzwischen auf E-Learning setzen und in mehr als der Hälfte der Fälle das Lernbudget im Jahr 2024 sogar erhöht wurde. Der Trend geht klar in Richtung hybrider Lernmodelle, also einer Kombination aus Online- und Präsenzformaten.

Zum Einsatz kommen dabei unter anderem Lernplattformen wie Udemy Business, LinkedIn Learning oder spezialisierte Anbieter wie die Tax-Academy oder die DATEV Lernplattform. Ergänzt werden diese durch Microlearning-Ansätze, bei denen Wissen in kurzen, gut integrierbaren Einheiten vermittelt wird, sowie durch virtuelle Klassenzimmer, die Gruppenlernen und Interaktion ermöglichen.

Der Effekt ist messbar. Kanzleien, die digitales Lernen aktiv fördern, verzeichnen laut einer DATEV Erhebung rund 30 Prozent mehr Schulungsteilnahmen bei gleichem Budget. Zudem lassen sich Lernfortschritte besser dokumentieren, was insbesondere im Kontext von Mitarbeitergesprächen als Entwicklungsinstrument relevant ist.

Digitales Lernen ist dabei kein Ersatz für Präsenzformate, sondern eine sinnvolle Erweiterung. Gerade bei komplexen Themen oder im Bereich der Führung behalten Präsenzschulungen ihren hohen Stellenwert. Online-Angebote geben Mitarbeitenden jedoch die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wann und wie sie lernen, was in einer stark von Termindruck geprägten Branche ein wichtiger Motivationsfaktor ist.

Future Skills – welche Kompetenzen morgen zählen

Die Steuerberatung befindet sich in einem rasanten Wandel. KI-basierte Buchhaltung, automatisierte Datenanalysen und digitale Mandantenkommunikation sind längst Realität. Damit verändern sich auch die Anforderungen an Fachkräfte grundlegend.

Neben fachlicher Expertise gewinnen sogenannte Future Skills zunehmend an Bedeutung. Dazu zählen digitale Kompetenzen, also das Verständnis für Software, Automatisierung und Datenanalyse, ebenso wie analytisches Denken, das hilft, komplexe Sachverhalte zu strukturieren und zu bewerten. Auch Kommunikations- und Teamfähigkeit, insbesondere in hybriden Arbeitsmodellen, sowie Lernfähigkeit und Anpassungsbereitschaft sind entscheidend, um in einer dynamischen Arbeitswelt handlungsfähig zu bleiben.

Laut PwC planen 70 Prozent der Kanzleien, ihre Teams gezielt in den Bereichen Digitalisierung und Soft Skills weiterzubilden. Der Schlüssel liegt darin, diese Future Skills in den Kanzleialltag zu integrieren. Das kann durch Projektarbeit, interne Lernzirkel oder Cross-Training erfolgen, bei dem Mitarbeitende bewusst neue Aufgabenfelder kennenlernen.

So kann beispielsweise ein Lohnsachbearbeiter Einblicke in automatisierte Buchungssysteme erhalten oder ein Steuerberater eine interne Schulung zur digitalen Mandantenkommunikation übernehmen. Dieses Lernen im Arbeitsalltag erweist sich häufig als wirkungsvoller als klassische Seminarformate.

Neue Rollen und Verantwortlichkeiten

Personalentwicklung war lange Zeit eine Aufgabe, die nebenbei von der Kanzleileitung mit übernommen wurde. Heute braucht sie klare Zuständigkeiten. In größeren Kanzleien entstehen daher neue Rollen wie People-&-Culture-Manager, Talent-Scouts oder Entwicklungskoordinatoren, die sich gezielt um Recruiting, Mitarbeitergespräche und Weiterbildungsprogramme kümmern.

In kleineren Kanzleien kann diese Verantwortung auf mehrere Personen verteilt werden. So kann ein erfahrener Partner die Rolle des Mentors übernehmen, eine fachlich versierte Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit Interesse an Personalthemen als Entwicklungsbeauftragte fungieren oder externe Coaches Führungskräfte bei schwierigen Gesprächen und Veränderungsprozessen unterstützen.

Ein Beispiel aus Süddeutschland zeigt, dass bereits kleine Strukturen große Wirkung entfalten können. Dort wurde testweise eine People-&-Culture-Rolle eingeführt, zunächst mit lediglich vier Stunden pro Woche. Nach sechs Monaten stieg die Weiterbildungsquote von 40 auf 75 Prozent, und die interne Kommunikation verbesserte sich spürbar.

Entscheidend ist nicht die Größe der Struktur, sondern dass sich jemand verantwortlich fühlt, Mitarbeitergespräche stattfinden, Entwicklungsziele verfolgt werden und Erfolge sichtbar sind.

Strategische Personalentwicklung – ein kontinuierlicher Prozess

Personalentwicklung ist kein Projekt mit einem klaren Anfang und Ende. Sie ist ein kontinuierlicher Kreislauf, der sich Jahr für Jahr wiederholt und sich in jedem Mitarbeitergespräch, jeder Weiterbildungsmaßnahme und jeder Personalentscheidung widerspiegelt.

Dieser Prozess beginnt mit der Analyse der vorhandenen Kompetenzen und möglicher Lücken. Darauf folgt die Planung geeigneter Maßnahmen wie Schulungen, Coachings oder Mentoring-Angebote. Anschließend werden Lernformate und Feedbacksysteme aktiv genutzt, bevor im letzten Schritt Fortschritte bewertet und sichtbar gemacht werden, etwa durch Kennzahlen oder Gespräche.

Kennzahlen helfen dabei, Entwicklung messbar zu machen. Dazu zählen unter anderem die Weiterbildungsquote pro Mitarbeiter, die Fluktuationsrate oder die interne Nachfolgequote bei Führungspositionen. Kanzleien, die diese Daten regelmäßig auswerten, können schneller reagieren und ihre Personalstrategie gezielt anpassen.

Menschen stärken – Zukunft gestalten

Die Steuerberatung steht an einem Wendepunkt. Fachkräftemangel, Digitalisierung und steigende Mandantenansprüche stellen Kanzleien vor große Herausforderungen, eröffnen aber zugleich neue Chancen.

Wer seine Mitarbeitenden stärkt, investiert unmittelbar in die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei. Der jährliche Mitarbeiterdialog ist dabei ein zentraler Startpunkt, weil er sichtbar macht, was Mitarbeitende brauchen, wo Potenziale liegen und wie sich individuelle Ziele mit den Zielen der Kanzlei verbinden lassen.

Mit einer klaren Personalplanung, gezielter Förderung, modernen Lernformaten und einem offenen Dialog entsteht eine Kultur des Wachstums – für jeden Einzelnen und für die Kanzlei als Ganzes.

Denn am Ende bleibt festzuhalten: Steuerberatung ist und bleibt ein People Business. Technologien verändern Prozesse, doch Menschen gestalten Zukunft. Und diese Zukunft gehört den Kanzleien, die ihre Menschen stärken.

Über den Experten:

Uwe Loof zählt zu den führenden Experten für Personal- und Organisationsentwicklung in der Steuerberatungsbranche und begleitet seit über 10 Jahren Steuerkanzleien und Mittelständler bei Fachkräftesicherung, Employer Branding und digitaler Transformation. Als Mitinitiator des Arbeitgebersiegels „Exzellenter Arbeitgeber“ auditiert er jährlich hunderte Kanzleien zu Arbeitgeberqualität und Personalstrategie. Der akkreditierte INQA-Coach gilt als gefragter Referent, Autor und Podcast-Gast für die Zukunft der Steuerberatung. Sein Ziel: Kanzleien zukunftsfähig machen und ihre Arbeitgeberattraktivität nachhaltig stärken.