Wer hat da an der Frist gedreht? Ist es wirklich schon so spät?

Ein kollektiver Seufzer geht bekanntlich durchs Steuerbranchenland, wenn eine seit den 1960ern Jahren bekannte feststehende Abgabefrist wie der 10. des Monats droht: 

Verflixt noch mal, warum nur reichen so viele Mandate alle Unterlagen so spät ein? (Gefühlt: Wie unfähig sind die denn?!) Die Antwort ist ganz einfach: Weil sie keine Ahnung haben, wie so ein Kanzleialltag für die Steuerfachangestellten im Detail aussieht. Woher denn auch? Steuerberater leben von Frist zu Frist, andere Unternehmer wohnen im Hier und Jetzt, plus einer drohend durchlaufenden Zukunftsplanung. 

Außerdem leidet man in der einen oder anderen Kanzlei an fehlgeleiteter Solidarität und motzt zwar ein bisschen, bügelt dann aber doch alles Last-Minute aus. Wie sollen Mandanten dann erlernen, dass es blöd ist, analog oder digital so spät zu liefern? 

Damit am Ende alles zwischen Mandanten und Bearbeiter zusammenpasst, muss man dieses Problem der Betriebsblindheit rund um Fristen und Abläufe erst kennen und dann entweder Regeln oder Lösungsvorschläge kommunizieren. Regeln und Strafen klappen wahrscheinlich besser, denn es ist nicht wirklich erstaunlich, wenn trotz Servicewüste Deutschland die Erwartungshaltung besteht, dass man ja zahlt und deshalb entgegenkommende Dienstleistung erwarten darf. So sieht der Arbeitsalltag von Unternehmer:innen nämlich aus: Feilschen, Erwartungshaltungen, Anspruchsdenken und Konkurrenzdruck … plus alle dreieinhalb Minuten eine neue gesetzliche Regelung. 

Lustig ist aber, dass es eine Parallelbranche gibt, in der die kollektiven Seufzer wiederum den Steuerberatenden gelten: Verflixt noch mal, warum nur denken so viele Steuerberater, dass sie sich um digitale Prozessautomatisierung, Mitarbeiterbindung und Spezialisierung nicht kümmern müssen? (Gefühlt: Die können das doch nicht ernsthaft aussitzen wollen?!) 

Nur weil etwas in den letzten 25 Jahren nie schiefgegangen ist, hat es noch lange keine Zukunftsaussichten, jedenfalls nicht als Arbeitgeberkanzlei. Das ist nicht mit einem Dokumentenscanner und einer Schnittstelle zu lösen oder mit einem (ächz) Mandantenportal. Warum also fehlt so oft der ganzheitliche Ansatz, der eine Kanzlei auch als Arbeitgeber fit für die Zukunft machen würde?

Auch da ist die Antwort ganz einfach: Weil Steuerkanzleien in der Regel eher zu viele als zu wenige Mandate haben, verspüren sie keinen Druck. Also Fristendruck natürlich schon, sehr viel Druck durch Stress und immer wieder Druck durch Überlastung und flüchtende Mitarbeiter und genervte Mandanten, aber außer diesem Druck, Burnout und regelmäßigen Überstunden haben sie keinen Druck. Jedenfalls keinen Digitalisierungsdruck, denn irgendwie geht es ja weiter mitten im Elend und Veränderungen sind erst mal blöd.

Ist gegen Betriebsblindheit ein Kraut gewachsen? fragt man sich dann als außenstehende Beobachterin und weiß: Ganz sicher sogar - aber nicht im Küchenkräutergärtchen der Kanzlei. Es muss jemand von außen an die Scheibe klopfen und auf vorhandene Mängel und Möglichkeiten aufmerksam machen.

Belegschlumpfende Mandate und digitalisierungsverweigernde Steuerberatende: In beiden Fällen arbeitet man am besten mit sehr konkreten Beispielen und Einblicken, um aus einer zu oft gehörten Ansage eine auflösenswerte Situation zu machen. 

Mandanten verstehen besser, warum eine Fristeinhaltung in letzter Sekunde keine gute Idee ist, wenn sie eine Strafgebühr zahlen und parallel darüber aufgeklärt wurden, was in der Kanzlei rund um die Frist los ist. „Unsere arme Frau Meiermüller muss wegen Ihnen und ihrer Schlampigkeit Überstunden bis in die Nacht schieben, wenn Sie Ihre Belege erst um 12:35 Uhr am 10. abliefern. Diese extra Zeit müssen dann Sie zahlen und nicht wir, das wollen wir aber gar nicht – ab jetzt liefern Sie bitte digital bis zum fünften des Monats oder suchen sich eine andere Kanzlei.“

Steuerberater verstehen ebenfalls anhand von Fallstudien und Beispielen am schnellsten, welche Richtung sich einzuschlagen lohnt – wenn sie denn endlich mitmischen möchten im innovativen Teil der Branche. „Ihre Frau Meiermüller muss keine Nachtschichten mehr schieben, wenn die Mandate digital selbst buchen und zwar bis zum fünften des Monats. Das ist auch für Frau Meilermüller ein neuer Prozess und auch sie hat sich das nicht ausgesucht. Jetzt sollten Sie sich etwas überlegen, damit die gute Dame Ihnen nicht davonläuft.“ 

Eine Auffrischung von Arbeitsweisen und Kanzleikultur ist ein guter Anfang, steueroptimierte motivierende Mitarbeiter-Benefits ebenfalls.

Das „Mindset“ ist hierbei wichtiger als die Tools, die Beratung und Begleitung bei der Einführung sind viel wichtiger als ein Zehn-Jahres-Plan … bereits fünf Jahre fühlen sich heutzutage gewagt konservativ an. Man kann aber auch einfach damit beginnen, eine Idee zu prüfen, um dann den nächsten Schritt zu gehen. Denn zum Glück kann man zwar eine Abgabefrist versäumen. Aber für den Einstieg ins gehobene digitale Zeitalter ist es nie zu spät - egal was die Performance Fanboys sagen. 

Über die Expertin:

Carola Heine ist gekommen, um zu schreiben. Die Marketingexpertin und IT-Journalistin gehört zu den Pionierinnen des deutschen Webs: Bereits 1996 stellte sie eines der ersten deutschsprachigen Blogs online. Seither vermittelt sie praxisnahes Fachwissen für Selbständige, Start-ups und Unternehmen – immer mit Blick auf den digitalen Wandel und die Bedürfnisse der Zielgruppe. Als erfahrene Content-Strategin, Autorin und Beraterin unterstützt sie ihre Kunden bei der Entwicklung von Online-Strategien, Blogkonzepten, SEO und Social Media. Ihre Texte, Workshops und Podcasts sind bekannt für Klartext, Humor und sofort umsetzbare Impulse.