(1/2) Wie digital ist Ihr Mandant eigentlich?

Wenn die Kanzlei Lücken im Mandantenprozess ausgleicht

Belege werden fotografiert, Rechnungen kommen per E-Mail und Unterlagen für die Buchhaltung landen in einem digitalen Ordner. Auf den ersten Blick wirkt die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant damit gut digitalisiert.

Im Alltag zeigt sich oft ein anderes Bild: Ein Beleg ist zwar vorhanden, lässt sich aber keinem Umsatz zuordnen. Die Rechnung liegt digital vor, doch für die Freigabe muss erst eine E-Mail-Kette durchsucht werden. Angaben zu einer Reise stehen in einer Excel-Datei, während die Belege an anderer Stelle abgelegt sind. Die Kanzlei erhält die Daten schließlich elektronisch – muss aber trotzdem nachfragen, sortieren und ergänzen.

Das Problem ist nicht der fehlende digitale Kanal. Es liegt darin, dass Informationen auf ihrem Weg durch das Unternehmen nicht durchgängig verarbeitet werden. Um den digitalen Reifegrad eines Mandanten einzuschätzen, lohnt sich deshalb ein Blick auf den gesamten Ablauf:

Erfassung
Wo entstehen Belege und Daten? Werden die nötigen Angaben gleich dort erfasst, oder muss später jemand nacharbeiten?

Prüfung und Freigabe
Ist klar, wer wofür zuständig ist? Können Beteiligte den Bearbeitungsstand nachvollziehen?

Übergabe
Kommen Belege und Daten vollständig und in einer Form bei der Buchhaltung an, mit der sie weiterarbeiten kann? Oder werden Informationen erneut übertragen?

Gerade der letzte Punkt wird leicht übersehen. Ein Prozess kann für Mitarbeitende im Unternehmen bequem sein und trotzdem zusätzliche Arbeit in der Finanzabteilung oder Kanzlei auslösen. Entscheidend ist daher nicht allein, ob ein einzelner Schritt digital abläuft, sondern wie gut die Schritte zusammenpassen.

Eine hilfreiche Frage für das nächste Mandantengespräch könnte sein: Welche Information müssen wir regelmäßig nachfordern – und an welcher Stelle des Ablaufs könnte sie bereits erfasst werden? Damit wird aus einer wiederkehrenden Rückfrage ein konkreter Ansatz zur Verbesserung.

Wer diese Bestandsaufnahme systematischer angehen möchte, kann dafür den kostenfreien Test zum digitalen Reifegrad von Mandanten nutzen. Er betrachtet 24 Aussagen aus sechs Prozessbereichen und hilft, Schwachstellen einzuordnen.

Über den Experten:

André Gorpe ist Community Manager bei Circula und betreut die Taxwerkstatt. Zuvor war er zehn Jahre beim Steuerberaterverband Niedersachsen Sachsen-Anhalt tätig. Er beschäftigt sich insbesondere mit der Frage, wie Steuerkanzleien und ihre Mandanten digital besser zusammenarbeiten können.