Dienstreiseantrag: So klappt es mit der Geschäftsreise
Eine Dienstreise ist Arbeitszeit und sowohl ins In- als auch Ausland mit einem nicht unerheblichen bürokratischen Aufwand verbunden. Deutlich effizienter kann das gesamte Verfahren durch einen Dienstreiseantrag gestaltet werden, insbesondere beim Planen der Geschäftsreise und der Abrechnung.
Ein Dienstreiseantrag, kurz Reiseeintrag, ist wichtig, um Informationen sowie Prozesse zu übermitteln. Das spart auf der einen Seite Zeit und zum anderen Aufwand. Darüber hinaus ist der Dienstreiseantrag ebenfalls in versicherungstechnischer Hinsicht von größerer Bedeutung.
Sollte es auf der Dienstreise zum Beispiel zu einem Unfall kommen, greift die entsprechende Versicherung nur unter der Voraussetzung, dass eine Genehmigung des Reiseantrages vorliegt.
Sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmenden bietet der Dienstreiseantrag mehrere Vorteile. Er ermöglicht eine effektive und strukturierte Planung der Dienstreise, es gibt keine Missverständnisse und Arbeits- sowie Zeitaufwand werden reduziert.
Was ist ein Dienstreiseantrag?
Im Dienstreiseantrag werden per Definition die relevanten Daten einer bevorstehenden Geschäftsreise zusammengefasst. Der Zweck des Reiseantrages besteht darin, sowohl der Geschäftsführung als auch der Buchhaltung darzulegen, welche Kosten aus welchen Gründen für die Reise anfallen werden. So ist es nachvollziehbar, ob die Geschäftsreise ins Budget passt.
Darüber hinaus ist es eine Aufgabe des Dienstreiseantrages, die Reisenden im Hinblick auf Haftung und Fürsorgepflicht seitens des Arbeitgebers zu sensibilisieren. Das betrifft unter anderem das Thema Datenschutz auf der Reise.
Zudem sind aus Sicht des Arbeitgebers einige Voraussetzungen zu erfüllen, damit die sogenannte Dienstreisegenehmigung erteilt wird. Diese ist die Basis dafür, dass die Dienstreise anschließend angetreten werden darf.
Nicht zu verwechseln ist der Dienstreiseantrag mit einem Reisekostenantrag. Im Unterschied zum Dienstreiseantrag wird der Reisekostenantrag nach Beendigung der Geschäftsreise gestellt. Dort werden alle relevanten Ausgaben aufgelistet, die während der Dienstreise entstanden sind. Das sind insbesondere:
Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise enthält somit die Reisedaten und voraussichtlichen Aufwendungen, während der Reisekostenantrag sich mit den tatsächlich angefallenen Kosten beschäftigt.
Dienstreiseantrag richtig stellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Es existieren zwei Möglichkeiten, wie ein Dienstreiseantrag gestellt werden kann:
- Dienstreiseantrag als Vorlage (zum Beispiel als PDF)
- Travel-Management-System (TMS)
Welche Option im jeweiligen Unternehmen genutzt wird, ist in der Regel in der sogenannten Reiserichtlinie festgehalten. Häufiger ist ein Formular per Hand auszufüllen, welches den Dienstreiseantrag darstellt. Dazu nutzen zahlreiche Unternehmen eine Dienstreiseantrag-Vorlage als PDF, die online zur Verfügung steht und heruntergeladen werden kann.
Alternativ gibt es eine Art digitale Plattform, ein Travel-Management-System wie zum Beispiel TravelPerk. Darüber kann der gesamte Dienstreiseantrag digital abgewickelt werden, angefangen vom Ausfüllen des Antrages bis hin zur Genehmigung der Geschäftsreise.
In der Übersicht beinhaltet das Stellen eines Dienstreiseantrages folgenden Ablauf:
- Ausfüllen des Dienstreiseantrages (manuell oder per TMS) mit allen relevanten Eckdaten
- Einreichen des Antrages zur Genehmigung durch Vorgesetzte
- Antrag wird abgelehnt oder genehmigt
- Bei Genehmigung kann die Dienstreise anschließend stattfinden
- Reisekostenantrag manuell oder digital nach Beendigung der Geschäftsreise stellen