(2/2) Vom „Kopf zerbrechen“ zum „Wow-Moment“ – Insider-Tipps für die Planung Ihres Kanzleievents, das begeistert
Wie viel Bühne braucht die Botschaft?
Zwischen Sommerfest und Silent Talk: Wer klug wählt, bleibt in Erinnerung.
„Der Workshop war inspirierend, doch der Aperol hat den Abend unvergesslich gemacht.“ Das könnte eine Nachricht in der internen Teamgruppe am Montag nach dem Event sein. Wäre das schlimm für Sie? Sollte es nicht. Denn keine Sorge ...
Der Seminarinhalt ist durch einen gemeinsamen gelungenen Abend nicht überschrieben. Im Gegenteil: vielleicht sind genau in diesen Stunden nach dem offiziellen Part die Ideen fürs Projekt oder der Zusammenhalt im Team entstanden, den Sie sich mit dem Event gewünscht haben. Wenn Spaß und Ernsthaftigkeit smart kombiniert werden, sind sie oftmals der Schlüssel zum Erfolg. Menschen lieben Festivals wegen dem Feeling. Die wenigstens sind nur begeistert vom großen teuren Headliner. Das gilt auch für Events: Je nach Dynamik können die kleinen Momente sogar wichtiger für den bleibenden Eindruck sein, als das große „TamTam“.
Welches Format passt zu Ihrem Ziel? Ist ein Workshop wirklich das Richtige um für eine stressige Zeit Danke zu sagen? Oder wäre da ein lockeres Sommerfest besser geeignet? Liegt es im Budget eine ganze Messe zu planen oder tut es auch ein MandantInnen-Abend?
Der Umfang lässt sich steuern, doch Ziel und Format sollten sich nicht widersprechen, denn dann wird es umso schwieriger das gewünschte „Feeling“ hervorzurufen.
Wenn Sie alles durchdacht haben und von Ihrer Idee überzeugt sind, nehmen Sie sich trotzdem nochmal eine Stunde für etwas Neues: „Den Mutigen gehört die Welt“ – denken Sie ganz frei. Verlassen Sie Ihre Bubble. Schauen Sie über den Tellerrand hinaus. Vielleicht ist es Zeit für etwas ganz Anderes: Walking Dinner, Silent Talk, Kanzlei-Konzert oder sogar das erste kleine Steuer-Festival?
Volle Bühne – leeres Haus. Große Idee – kleiner Applaus?
Ein schlechter Termin ruiniert auch die beste Idee.
Da ist es ... das Event des Jahres, auf das alle hinfiebern. Und dann kommt die Einladung. Und damit die Ernüchterung. Der Freitag nach dem Feiertag. Der 10. eines Monats oder die erste Woche der Schulferien. Ungünstig. Und für viele Teilnehmende schlichtweg nicht machbar.
Deshalb gilt es, einen Termin zu finden, der für die Zielgruppe entspannt wahrzunehmen ist. Beziehen Sie dabei sowohl berufliche, als auch private Daten wie bspw. die Ferien mit ein. So fühlen sich die Teilnehmenden gesehen, wenn die Save-the-Date Karte reinflattert und die Terminierung des Events löst keinen Stress, sondern ein Gefühl von Vorfreude aus.
Wir wissen auch – das ist oftmals leichter gesagt als getan. Und nicht immer trifft man das Optimum, was da lautet: Ein Termin, der nicht stresst. Einen Slot, der Luft lässt. Ein Datum, auf das man sich freut. Die gleichen Erwägungen lassen sich auch bei der Location anstellen. Ist der fancy Ort in einer anderen Stadt umsetzbar. Oder wäre eine Festivität auf dem Firmengelände für alle Beteiligten entspannter? Oder andersherum. Braucht es einen Tapetenwechsel, auch, wenn er mehr kostet.
Das Wichtigste nicht vergessen: Auch bei diesen Überlegungen immer mal wieder in die Rolle der Zielgruppe schlüpfen. Denn für diese muss das Event ja funktionieren.
Vom frühen Flüstern zum späten Nachhall.
Stimmige Kommunikation als Begleiter – intern und extern.
Man munkelt die ersten Ideen zum Firmenjubiläum rasen über den Flurfunk.
Spätestens JETZT sollten Sie handeln. Noch besser, Sie überraschen mit einer gelungenen frühzeitigen Kommunikation, teasern Dinge an, machen neugierig. Und darüber wird geredet, gerätselt, gepostet.
Auch bei der Kommunikation lohnt sich der Perspektivenwechsel. Passt die Ansprache zum Zielpublikum? Was möchte ich vorab verraten? Kann ich eine hochwertige Gestaltung realistisch inhouse umsetzen? Braucht es eine klassische Papiereinladung, eine moderne Videobotschaft oder etwas ganz Anderes? Was viele vergessen: Bei einem Event für eine externe Zielgruppe sollte auch eine positive Eventkommunikation nach Innen erfolgen. Für die Belegschaft bedeutet ein Event – gerade bei einer Planung, die betriebsintern umgesetzt wird – vielleicht zusätzliche Arbeit und Stress. Und gleichzeitig rutscht sie mit in die Rolle der GastgeberInnen. Machen Sie deshalb auch intern Lust auf das Event, kreieren Sie Anreize mitzumachen, schaffen Sie Kapazitäten, um sich einzubringen. Erzeugen Sie ein WIR-Gefühl.
Wie immer bei Kommunikation gilt:
Verstehen Sie die Emotionen Ihrer Zielgruppe. Was bewegt die Menschen, die kommen sollen Sicherheit? Gemeinschaft? Neugier? Exklusivität? Anerkennung? Nutzen Sie Trigger und Sätze, die diese Gefühle konkret ansprechen: „Endlich wieder gemeinsam lachen, lernen, feiern.“
Machen Sie sich das Kopfkino zu nutzen und erzeugen Sie Bilder im Kopf. Dafür nutzen Sie Sprache, die das Event ganz nah holen, die das Erlebbare spürbar machen. Wie klingt für Sie: „Ein Raum, erfüllt von Gesprächen und Lachen ...“ oder „Warme Lichter, kalte Drinks, gute Ideen.“
Bauen Sie Spannung auf, behalten Sie aber noch Highlights für sich: „Was passiert, wenn Steuerkanzleien anders feiern? Finden Sie’s raus.“ oder wecken Sie Erinnerungen an vergangene Events: „Erinnern Sie sich an das Gefühl, wenn ein Tag einfach stimmt?“
Versuchen Sie den schmalen Mittelweg zu finden zwischen Vorfreude erzeugen und Dauerbeschallung. Erzählen Sie, wenn es etwas Neues gibt und machen Sie neugierig; zu häufige Updates können die Vorfreude aber auch dämpfen oder zu viel Vorwegnehmen.
Bleiben Sie trotzdem dran und begleiten Sie Ihre Zielgruppe von den ersten Gerüchten bis hin zur
Dankeschönkarte und dem Schnappschuss aus der Fotobox.
So viel zu den ersten Schritten, damit Ihr Kanzleievent kein weiterer Termin im Kalender, sondern ein echtes Erlebnis wird. Denn nur wer die richtigen Fragen stellt und reflektiert bleibt, legt das Fundament für unvergessliche Momente – und begeistert die Gäste nachhaltig.
Im nächsten Teil verraten wir, wie Sie den Eventtag selbst zum Highlight machen, ihn auch selbst möglichst entspannt wahrnehmen können und Ihre Gäste auch darüber hinaus noch zum Strahlen bringen. Bleiben Sie dran für wertvolle Insider-Tipps von MIRE + QUAM – Ihrer Eventagentur aus Hannover.
Über den Autor:
Yannik Simon ist seit über 15 Jahren Event-Enthusiast und Geschäftsführer von MIRE + QUAM, der Eventagentur aus Hannover. Für ihn sind Events weit mehr als nur Veranstaltungen – sie sind emotionale Erlebnisse, die verbinden, begeistern und im Gedächtnis bleiben. Gemeinsam mit seinem Team setzt er jeden Tag mit Leidenschaft genau das um: Ob Kundenevent, Mitarbeiterfeier, Messe oder Tagung – jedes Event soll so einzigartig sein wie die Geschichte, die dahintersteht. Sein Anspruch: Inside the budget. Outside the box. With heart & soul.
www.mireandquam.com