(1/2) Are you ready? 6 Tipps für ein unvergessliches Kanzleievent, das nachhaltig Eindruck hinterlässt!

Die Einladungen sind verschickt. Die Planung ist in vollem Gange. Die Vorfreude steigt.

Fünf Tipps haben wir Ihnen bereits mit auf den Weg gegeben, die Ihnen die Organisation bis zu diesem Punkt erleichtert sollten. Doch wie geht es nun weiter? Was passiert am großen Tag? Wo müssen Sie während des Events Präsenz zeigen?

Erstmal … tiiiief durchatmen. All diesen Fragen gehen wir nun auf den Grund, geben Leitplanken, um den Tag als Gastgeber:in gut zu überstehen und – wichtig – auch genießen zu können und wagen einen Ausblick: Wie zaubert das Ereignis auch nachträglich noch ein Lächeln ins Gesicht der Teilnehmenden? Notizbücher gezückt. Wir legen los.

1. Struktur mit Freiraum: Der perfekte Balanceakt.
Denn wer gut plant, schafft Platz für spontane Highlights.

Ein Regisseur balanciert in der einen Hand die Filmkamera, in der anderen die Tonangel,
während er den Schauspieler:innen deren Text souffliert und die Lichtsetzung für die Szene
überprüft. Klingt stressig, oder?!

So möchten Sie sich am Veranstaltungstag nicht fühlen. Deshalb holen Sie sich Vertraute ins Team und teilen die Verantwortlichkeiten im Vorfeld auf. Wer begrüßt die Gäste? Wer achtet auf den Zeitplan? Wer stimmt die Technik ab? Wenn möglich berücksichtigen Sie hier schon Kompetenzen und Interessen Ihres Teams, denn wer sich mit der Aufgabe wohlfühlt, ist umso entspannter und besser in der Umsetzung.

Wenn alle Zuständigkeiten geklärt sind – inklusive BackUps für spontane Ausfälle, setzen Sie
einen gemeinsamen Zeitplan auf. Beginnend beim Tag des Aufbaus, über den Eventtag, bis hin
zum Abbau. Dabei gilt: Aufbau- und Abbautag(e) sollten sehr genau geplant und mit allen
Departements durchgesprochen werden, denn hier kann es durch kleine Organisationsfehler zu
großen Verzögerungen kommen, weil beispielsweise die Aufbauhelfer:innen auf eine Anlieferung warten, die falsch getimed wurde. Darum sollte auch kurz vor dem Event unbedingt nochmal geprüft werden, ob der Zeitplan für alle Beteiligten schlüssig ist.

Am Veranstaltungstag selbst gilt es, ein gewisses Fingerspitzengefühl zu haben; denn hier gibt es keine Patentlösung. Die wichtigsten Programmpunkte und Highlights sollten festgelegt und alle Zuständigkeiten geklärt sein. Es sollten hierbei auch vermeintliche Kleinigkeiten bedacht sein, bspw. wer übergibt bei einer Rede das Mikrofon etc.

Achten Sie darauf, dass es auch Raum für Entspannung der Teilnehmenden oder spontane Begegnungen geben sollte. Wenn Sie die Befürchtung haben, dass es zu Leerlaufphasen oder Motivationshängern kommen könnte, halten Sie sich einen Impuls oder ein Highlight in der Hinterhand. So können Sie dies:en bei Bedarf nutzen, ohne den Veranstaltungstag von vornherein zu überladen. Kurz: Vertrauen Sie auf Planung, aber bleiben Sie auch offen für die Magie des Moments.

2. Die unsichtbare Kunst der Stimmungsmache.

Mit gezielter Atmosphäre wird aus einem Event ein Erlebnis zum Wohlfühlen.

Im Vorfeld des Events lohnt es sich schon in ein stimmungsvolles Ambiente zu investieren, das zum Ankommen und Wohlfühlen einlädt. Das animiert die Teilnehmenden eben dieses zu tun und nimmt Ihnen im Vorfeld schon den Druck, dass das Event von vorn bis hinten durchgetaktet sein muss, um keine Stimmungstiefs zu provozieren.

Sie werden sich wundern. In einer Wohlfühlatmosphäre, die zum Networken, zum Verbleiben und Genießen einlädt, passiert genau das von selbst - Auch, wenn gerade keine große „Action“ angesagt ist.

Gemütliche Sitzgelegenheiten für verschiedene Szenarien, passendes stimmungsvolles Licht, Live-Musik zum Ankommen, sanfte Hintergrundmusik oder ein Begrüßungscocktail? Fragen Sie gern auch in der Location nach, was sich bis dato bewährt hat. Eine einladende Stimmung kann Wunder bewirken und sie kann viele Facetten haben. Eine verbesserte Raumakustik, damit es nicht zu laut wird; eine gute Belüftung, damit es nicht zu stickig wird; Pflanzen und stilvolle Deko für das Auge. Schauen Sie wieder durch die Brille Ihrer Gäste: Was braucht es für diese Community, um sich willkommen und wohl zu fühlen?

3. Nicht nur reden – wirken.
Persönliche Impulse und Begegnungen, die Ihre Kanzlei erlebbar machen.

Einer der wichtigsten Faktoren: der Wohlfühlfaktor Mensch.

Seien Sie ein Gastgeber auf Augenhöhe. Wissen Sie über Ihre Gäste Bescheid. Gibt es einen kürzlichen Erfolg, zu dem Sie gratulieren können? Ein gemeinsames Interesse, über das sich sprechen lässt? Welchen Ton braucht eine Rede zum Mitreißen? Wie sieht eine wertschätzende Begrüßung aus?

Für das Umsorgen der Gäste gilt ebenfalls: Nehmen Sie sich auch hier den Druck und teilen Sie Aufgaben entsprechend der Stärken in Ihrem Team auf. Indem Sie vorab Aufgaben delegieren, bleiben Sie selbst nahbar. Niemand spricht gern eine:n gestresste:n Gastgeber:in an. Mischen Sie sich zwischendurch in die Menge und nehmen Sie Teil an dem Event, welches Sie monatelang geplant haben. Dies hinterlässt einen bleibenden Eindruck und hilft Ihnen im Nachgang, Feedback nachzuvollziehen und selbst zu reflektieren, was gut gelaufen ist und wo es Nachbesserung braucht.

Schaffen Sie diesen Raum auch für Ihre Mitarbeitenden. Bei einem internen Event, wie einer Weihnachtsfeier kann es auch helfen, sich externe Servicekräfte zu holen, damit an diesem Tag wirklich alle Teammitglieder den Tag genießen können. Bei externen Events wie einer Messe sollten sich alle Mitarbeitenden - auch die, die mit der Planung bisher nichts zu tun hatten, im Vorfeld abgeholt fühlen, um als Co-Gastgeber:innen sicher auftreten zu können.

Lesen Sie mehr dazu in dem demnächst folgenden Teil!

Über den Autor:

Yannik Simon ist seit über 15 Jahren Event-Enthusiast und Geschäftsführer von MIRE + QUAM, der Eventagentur aus Hannover. Für ihn sind Events weit mehr als nur Veranstaltungen – sie sind emotionale Erlebnisse, die verbinden, begeistern und im Gedächtnis bleiben. Gemeinsam mit seinem Team setzt er jeden Tag mit Leidenschaft genau das um: Ob Kundenevent, Mitarbeiterfeier, Messe oder Tagung – jedes Event soll so einzigartig sein wie die Geschichte, die dahintersteht. Sein Anspruch: Inside the budget. Outside the box. With heart & soul.

www.mireandquam.com