(2/2) Kanzlei-Controlling neu gedacht: Mehr Transparenz, bessere Entscheidungen
Die Kanzlei ganzheitlich verstehen: Die 360°-Perspektive
Besonders deutlich wird das bei einer ganzheitlichen 360°-Sicht auf die Kanzlei. In der Praxis bedeutet das, dass sich zentrale Kennzahlen nach unterschiedlichen Kriterien filtern lassen – etwa nach Mandanten, Mitarbeitern, Zeiträumen oder Leistungsarten. Wer beispielsweise wissen möchte, wie sich Umsätze in einem bestimmten Zeitraum entwickelt haben oder welche Mandantengruppen besonders zum Wachstum beitragen, erhält diese Informationen mit wenigen Klicks. Dadurch werden Zusammenhänge sichtbar, die zuvor nur mit erheblichem Aufwand erkennbar waren. Entscheidungen werden fundierter, weil sie auf einem klaren Gesamtbild basieren.
Mitarbeiter wirtschaftlich einordnen
Ein weiterer zentraler Bereich ist die wirtschaftliche Einordnung der Mitarbeiter. Dieses Thema ist in vielen Kanzleien sensibel, aber gleichzeitig entscheidend für die Steuerung. Häufig fehlt hier eine transparente und vergleichbare Datengrundlage. Stattdessen wird mit Annahmen gearbeitet oder mit einzelnen Kennzahlen, die nur bedingt aussagekräftig sind. Moderne Controlling-Ansätze stellen das Verhältnis von Umsatz und Kosten je Mitarbeiter klar dar und machen so Deckungsbeiträge sichtbar. Das ermöglicht eine realistische Kapazitätsplanung, fundierte Entscheidungen bei Neueinstellungen und eine gezielte Weiterentwicklung von Teams. Wichtig ist dabei: Es geht nicht um Kontrolle einzelner Personen, sondern um eine bessere Gesamtsteuerung und eine faire, nachvollziehbare Bewertung.
Mandantenstruktur bewusst analysieren
Auch die Analyse der Mandantenstruktur gewinnt zunehmend an Bedeutung. Viele Kanzleien haben über Jahre hinweg gewachsene Mandantenbestände, ohne genau zu wissen, welche Mandate welchen wirtschaftlichen Beitrag leisten. Eine strukturierte Einordnung, beispielsweise über eine ABC-Analyse, schafft hier Klarheit. In der Praxis zeigt sich oft, dass ein vergleichsweise kleiner Teil der Mandanten einen großen Anteil am Umsatz oder Deckungsbeitrag ausmacht, während andere Mandate überproportional viel Aufwand verursachen. Diese Transparenz unterstützt nicht nur strategische Entscheidungen, sondern wirkt sich auch direkt auf den Alltag aus: Welche Mandanten werden aktiv weiterentwickelt? Wo lohnt sich zusätzlicher Einsatz? Und bei welchen Mandaten sollten Prozesse oder Strukturen überdacht werden?
Leistungen und Aufträge im Blick behalten
Ein ähnliches Bild zeigt sich auf Ebene der Leistungen und Aufträge. Welche Tätigkeiten sind besonders rentabel? Wo entstehen regelmäßig Mehraufwände? Welche Leistungen wachsen und bieten Zukunftspotenzial? Gerade vor dem Hintergrund neuer Beratungsfelder und steigender Anforderungen an Kanzleien wird diese Perspektive immer wichtiger. Nur wer seine Leistungen wirtschaftlich einordnen kann, ist in der Lage, sein Portfolio gezielt weiterzuentwickeln und Ressourcen sinnvoll einzusetzen.
Datenbasis als entscheidender Erfolgsfaktor
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für all diese Auswertungen ist die Datenbasis. In vielen Kanzleien wird noch viel Zeit darauf verwendet, Daten manuell zusammenzuführen und aufzubereiten. Moderne Lösungen setzen hier auf automatisierte Datenimporte, beispielsweise aus Systemen wie DATEV, und reduzieren manuelle Zwischenschritte deutlich. Das führt nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis, sondern erhöht auch die Verlässlichkeit der Zahlen. Und genau das ist entscheidend: Nur wenn Zahlen vertrauenswürdig und jederzeit verfügbar sind, werden sie auch tatsächlich zur Grundlage von Entscheidungen.
Was sich im Kanzleialltag konkret verändert
Was sich dadurch im Kanzleialltag verändert, ist spürbar. Entscheidungen werden schneller getroffen, weil die relevanten Informationen direkt vorliegen. Diskussionen basieren stärker auf Fakten statt auf Annahmen. Entwicklungen werden früher erkannt, sodass rechtzeitig gegengesteuert werden kann. Und nicht zuletzt verändert sich die Rolle der Kanzleiführung: weg von reaktiver Verwaltung hin zu aktiver, datenbasierter Steuerung. Die Kanzlei wird nicht nur organisiert, sondern bewusst weiterentwickelt.
Controlling als Hebel für die Zukunft
Kanzlei-Controlling ist damit längst kein reines Reporting-Instrument mehr, sondern ein zentraler Hebel für die Zukunftsfähigkeit von Steuerkanzleien. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, steigenden Anforderungen und wachsender Komplexität wird Transparenz zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Die notwendigen Daten sind in den meisten Kanzleien bereits vorhanden. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, sie so aufzubereiten, dass sie im Alltag verständlich, zugänglich und nutzbar sind.
Über den Experten:
Maximilian Schoichet verfügt über langjährige Erfahrung in der Jahresabschlussprüfung sowie in der Digitalisierung im Asset Management.
Als Referent für Excel und Power BI verbindet er fachliches Know-how mit praxisnaher Wissensvermittlung und unterstützt Unternehmen sowie Kanzleien dabei, datenbasierte Entscheidungen effizient umzusetzen.
Er ist mehrfach zertifizierter Microsoft Excel Experte, Autor des Fachbuchs „Excel-Tipps für die Jahresabschlussprüfung“ (IDW-Verlag) sowie Co-Autor mehrerer Beiträge in WP Praxis (NWB-Verlag).
Als Gründer und Geschäftsführer der PlusReporting UG entwickelt er spezialisierte Controlling-Lösungen für Steuerkanzleien und Unternehmen mit Fokus auf interaktive Dashboards und automatisierte Auswertungen.