(2/2) Wie digital ist Ihr Mandant eigentlich?

Wenn die Kanzlei Lücken im Mandantenprozess ausgleicht

Viele Kanzleien haben in den vergangenen Jahren ihre eigenen Abläufe weiterentwickelt. Belege werden digital verarbeitet, Zuständigkeiten geklärt und Arbeitsschritte standardisiert. Trotzdem bleibt im Tagesgeschäft häufig mehr manuelle Arbeit übrig als erwartet.

Ein Grund liegt vor der Kanzleitür: Daten kommen zu spät, Belege fehlen oder Ausgaben sind nicht eindeutig zugeordnet. Dann beginnt eine Folge kleiner Klärungen. Wer hat die Zahlung veranlasst? Wofür war sie gedacht? Gibt es einen Beleg? Wer hat sie freigegeben?

Jede Frage für sich ist schnell gestellt. Die Summe aus Nachfragen, Antworten und Korrekturen bindet jedoch Zeit bei Mandant und Kanzlei. Besonders auffällig wird das bei Vorgängen, die häufig vorkommen: Mitarbeiterauslagen, Reisekosten, Firmenkreditkarten und Eingangsrechnungen.

Kanzleien können solche Lücken lange auffangen. Dadurch bleiben sie aber oft unsichtbar. Der Mandant sieht möglicherweise nur, dass die Buchhaltung am Ende funktioniert. Wie viel zusätzliche Arbeit dafür nötig war, erfährt er selten.

Hier liegt eine Chance für ein anderes Gespräch: Statt nur den nächsten fehlenden Beleg anzufordern, kann die Kanzlei gemeinsam mit dem Mandanten betrachten, warum er immer wieder fehlt. Dafür sind zunächst keine umfassende Digitalstrategie und kein Austausch sämtlicher Systeme nötig. Oft genügt es, einen einzelnen Vorgang vom Anfang bis zur Übergabe an die Buchhaltung nachzuzeichnen:

Wo entsteht die Information? Wer muss sie ergänzen oder freigeben? An welcher Stelle stockt der Ablauf? Und welche Rückfragen treten regelmäßig auf?

Aus den Antworten lässt sich ein sinnvoller erster Schritt ableiten. Das kann eine klarere Zuständigkeit sein, eine verbindliche Regel für die Belegerfassung oder eine bessere Verbindung zwischen bereits genutzten Systemen. Erst wenn das Problem verstanden ist, lässt sich beurteilen, ob und welche technische Lösung hilft.

Steuerkanzleien bringen für diese Gespräche eine wichtige Perspektive mit: Sie sehen über viele Vorgänge hinweg, welche Unklarheiten immer wieder in der Buchhaltung ankommen. Dieses Wissen kann Mandanten helfen, ihre Abläufe gezielt zu verbessern – und schafft auf beiden Seiten mehr Raum für Arbeit, die über das Klären einzelner Belege hinausgeht.

Bei welchem Mandantenprozess lohnt es sich aus Ihrer Sicht, genauer hinzusehen? Für eine strukturierte erste Einschätzung steht der kostenfreie Test zum digitalen Reifegrad von Mandanten zur Verfügung. Er kann als Grundlage für ein gemeinsames Gespräch über die nächsten Schritte dienen.

Über den Experten:

André Gorpe ist Community Manager bei Circula und betreut die Taxwerkstatt. Zuvor war er zehn Jahre beim Steuerberaterverband Niedersachsen Sachsen-Anhalt tätig. Er beschäftigt sich insbesondere mit der Frage, wie Steuerkanzleien und ihre Mandanten digital besser zusammenarbeiten können.