(1/3) Warum Onboarding in Steuerkanzleien erfolgsentscheidend ist

57% (Quelle: ACCA) der Finanzfachleute leiden unter steigender Arbeitsbelastung und psychischen Gesundheitsproblemen. Doch es gibt Hoffnung: Eine gute Feedbackkultur und Kommunikation können die Fluktuationsrate in steuerberatenden Berufen um bis zu 25% senken.

Diese Zahlen zeigen das Dilemma vieler Steuerkanzleien auf: Während der Fachkräftemangel (laut ifo Institut 75,3% der Kanzleien in Deutschland finden nicht die passenden BewerberInnen) immer dramatischer wird und die Kosten für Neueinstellungen in die Höhe schießen, verlassen gleichzeitig wertvolle Mitarbeitende das Unternehmen - oft bereits in den ersten Monaten. Ein Teufelskreis, der nicht nur finanziell belastet, sondern auch die Arbeitsbelastung der verbleibenden Teams weiter erhöht.

Dabei liegt die Lösung oft näher als gedacht: Ein strukturiertes Onboarding kann den entscheidenden Unterschied machen zwischen einem/einer MitarbeiterIn, der nach wenigen Wochen wieder kündigt, und einer Person, die langfristig zum Erfolg der Kanzlei beiträgt. In diesem Artikel zeigt Julia Kounlavong, warum Onboarding in Steuerkanzleien nicht nur "nice to have", sondern Business-kritisch ist - und wie Sie es richtig angehen mit einer Schritt für Schritt Anleitung.

Die besondere Herausforderung in Steuerkanzleien

Steuerkanzleien sind keine gewöhnlichen Arbeitsplätze. Während in anderen Branchen eine neue Person oft mit einem freundlichen "Schauen Sie sich erstmal um.“ begrüßt werden, kann sich eine Steuerkanzlei diesen Luxus schlichtweg nicht leisten. Zu komplex ist die Materie, zu hoch die Verantwortung, zu zeitkritisch die Fristen.

Komplexe Fachmaterie als Einstiegshürde

Neue Personen müssen nicht nur das deutsche Steuerrecht verstehen - sie müssen es perfekt beherrschen. Gleichzeitig ändern sich Gesetze und Verordnungen ständig: Was gestern noch richtig war, kann heute bereits überholt sein. Für NeueinsteigerInnen bedeutet das, dass sie sich nicht nur in bestehende Prozesse einarbeiten, sondern von Anfang an mitdenken und mitlernen müssen. Hinzu kommt die Vielfalt der Fachbereiche: Lohnsteuer, Umsatzsteuer, Bilanzierung, Betriebsprüfungen.

Saisonale Arbeitsbelastung verschärft das Problem

Der Jahresrhythmus einer Steuerkanzlei ist brutal: Während der Steuererklärungszeit von Februar bis Mai herrscht Ausnahmezustand, gefolgt von der hektischen Jahresabschluss-Periode im Herbst. Ausgerechnet in diesen Stressphasen sind erfahrene Mitarbeiter am wenigsten verfügbar, um neue Kollegen zu betreuen.

Das Resultat: Neue Personen werden oft ins kalte Wasser geworfen, müssen unter Zeitdruck arbeiten und machen zwangsläufig Fehler - ein perfektes Rezept für Überforderung und frühe Kündigung.

Kulturelle Besonderheiten der Branche

Die Kultur der Diskretion und Vertraulichkeit, die für die Branche essentiell ist, kann für NeueinsteigerInnen einschüchternd wirken. Fragen zu stellen oder Unsicherheiten zu äußern, wird oft als Schwäche interpretiert - dabei wäre genau das für eine erfolgreiche Einarbeitung notwendig.

Diese Kombination aus fachlicher Komplexität, zeitlichem Druck und traditionellen Strukturen macht Steuerkanzleien zu einer der herausforderndsten Umgebungen für neues Personal. Ohne strukturiertes Onboarding ist das Scheitern oft vorprogrammiert.

Kosten mangelhaften Onboardings - Die schockierende Wahrheit

Branchen, die unter dem Fachkräftemangel leiden, müssen tiefer in die Tasche greifen für Neueinstellungen. Abhängig von der Auswahl der Kanäle und vorhandenen Vorlagen und Kenntnissen unterscheiden sich diese Kosten zum Teil erheblich. Wichtig ist es jedoch diese Kosten sichtbar zu machen, um zu verstehen, dass HR und Recruiting keine Themen sind, die man ‚nebenbei‘ mitmachen kann. 

Man unterscheidet zwischen direkten und indirekten Kosten. Abhängig von der Senilität der Stelle und der allgemeinen Umgebung können diese Kosten schnell im 5-6 stelligen Bereich landen.

Direkte Kosten - Was sofort messbar ist

Neubesetzungskosten: Wenn ein Mitarbeiter nach wenigen Monaten wieder kündigt, müssen alle Recruiting-Kosten erneut aufgebracht werden. Bei einem Steuerberater mit einem Jahresgehalt von 59.400 Euro Bruttojahresgehalt für Einsteiger bis hin zu 200.000 Euro Bruttojahresgehalt in Spitzenpositionen bedeutet das für eine mittelständische Kanzlei:

• Stellenausschreibungen und Jobbörsen

• Personalberatung (falls nötig): 15-25% des Jahresgehalts 

• Interne Personalkosten für Interviews

• Administrativer Aufwand

Produktivitätsverlust: Ein neuer Mitarbeiter erreicht seine volle Produktivität in Steuerkanzleien oft erst nach 6-12 Monaten. In den ersten drei Monaten arbeitet er häufig nur mit 30-50% seiner möglichen Leistung, braucht aber dennoch intensive Betreuung durch erfahrene KollegInnen.

Einarbeitungskosten: Erfahrene Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 20-30% ihrer Arbeitszeit in den ersten 8 Wochen mit der Betreuung neuer KollegInnen.

Indirekte Kosten - Der versteckte Schaden

Mandantenverlust durch Kompetenzdefizite: Ein unzureichend eingearbeiteter Mitarbeiter macht Fehler.

Teambelastung und Überstunden: Wenn neue Mitarbeiter nicht schnell produktiv werden, müssen bestehende Teams die Mehrarbeit übernehmen. Das führt zu Überstunden, Stress und im schlimmsten Fall zu weiteren Kündigungen - ein Teufelskreis.

Reputationsschäden: In der eng vernetzten Steuerberater-Community sprechen sich schlechte Erfahrungen schnell herum. Online-Bewertungen auf kununu oder Google können langfristig das Recruiting erschweren und teurer machen. (Effekte auf die Arbeitgebermarke - Employer Brand)

ROI von gutem Onboarding

Studien zeigen, dass Unternehmen mit strukturierten Onboarding-Programmen:

• 50% weniger Fluktuation in den ersten 18 Monaten haben

• Neue Mitarbeiter 60% schneller zur vollen Produktivität führen

• Die Mitarbeiterzufriedenheit um 18% steigern

Die Frage ist nicht, ob Sie sich strukturiertes Onboarding leisten können. Die Frage ist, ob Sie sich das Gegenteil leisten können.

Lesen Sie mehr dazu in den demnächst folgenden Teilen!

Über die Autorin:

Julia Kounlavong ist Unternehmerin und Employer Brand Beraterin mit über 10 Jahren Erfahrung. Sie hat u.a. die Arbeitgebermarke für Amazon in 5 europäischen Ländern aufgebaut und hochskaliert. Aktuell bietet sie Beratungen und Workshops für Unternehmen an, die ihre Employer Brand erstellen und im Unternehmen verankern wollen. Zudem unterstützt sie mit einer Software dabei die Bindung von Mitarbeitenden zu erhöhen. Cully ist das Onboarding Tool und die verlängerte Werkbank um mit wenig Aufwand die Employer Brand in die DNA zu integrieren.